- 
Disclaimer toevoegen aan uitgaande mail met Notes/Domino 7
Category SystemAdministration
Bookmark :
Een van de wensen van Notes gebruikers die al jaren bestaat is het automatisch laten toevoegen van een disclaimer aan alle berichten die naar internetadressen worden gestuurd. Tot en met Notes/Domino versie 6 moest dit worden geregeld met aanpassingen aan de mail-template, aanpassingen aan de mail.box op de server of met behulp van een third-party tool.
Met Notes/Domino versie 7 kan dit eindelijk centraal, zonder extra tool of aanpassingen, worden geregeld.
Bookmark :
Een van de wensen van Notes gebruikers die al jaren bestaat is het automatisch laten toevoegen van een disclaimer aan alle berichten die naar internetadressen worden gestuurd. Tot en met Notes/Domino versie 6 moest dit worden geregeld met aanpassingen aan de mail-template, aanpassingen aan de mail.box op de server of met behulp van een third-party tool.
Met Notes/Domino versie 7 kan dit eindelijk centraal, zonder extra tool of aanpassingen, worden geregeld.
Voor alle versies van Notes/Domino die tot op heden beschikbaar zijn zijn er diverse methodes bekend voor het toevoegen van een disclaimer aan uitgaande berichten (zie: How to Add a Standard Disclaimer Into All Outgoing SMTP Messages in Domino).
Echter, alle beschreven methodes hebben een nadeel. Sommige bedrijven willen geen aanpassing aan de mailtemplate aanbrengen, toevoegen door middel van een aanpassing van mail.box werkt uitsluitend als in het lokatiedocument van de gebruiker als mail-formaat Notes Rich Text is geselecteerd (en dat kan weer niet als signen/encrypten van mail gewenst is).
Ook het toevoegen van een disclaimer met behulp van een third-party tool op de Domino server veroorzaakt problemen als mail wordt ondertekent of versleuteld. De tool wijzigt dan namelijk het body-veld in het bericht nadat het bericht door de verzender is ondertekent of versleuteld. De ontvanger van het bericht krijgt bij het openen van het bericht dan een melding dat het bericht is gewijzigd, mogelijk door derden.
Maar gelukkig zijn al deze problemen verholpen met de introductie van Notes/Domino 7 later dit jaar. In Notes/Domino 7 is het mogelijk om door middel van een policy een disclaimer toe te voegen aan alle uitgaande berichten. Het toevoegen van de disclaimer kan zowel op de Notes client als op de Domino server plaats vinden.
Voor de opmaak van de disclaimer kan zowel "platte" tekst als HTML worden gebruikt.
Dit document beschrijft uitvoerig hoe deze nieuwe functionaliteit in Notes/Domino 7 werkt: Tip: Using message disclaimers in Notes/Domino 7
Echter, alle beschreven methodes hebben een nadeel. Sommige bedrijven willen geen aanpassing aan de mailtemplate aanbrengen, toevoegen door middel van een aanpassing van mail.box werkt uitsluitend als in het lokatiedocument van de gebruiker als mail-formaat Notes Rich Text is geselecteerd (en dat kan weer niet als signen/encrypten van mail gewenst is).
Ook het toevoegen van een disclaimer met behulp van een third-party tool op de Domino server veroorzaakt problemen als mail wordt ondertekent of versleuteld. De tool wijzigt dan namelijk het body-veld in het bericht nadat het bericht door de verzender is ondertekent of versleuteld. De ontvanger van het bericht krijgt bij het openen van het bericht dan een melding dat het bericht is gewijzigd, mogelijk door derden.
Maar gelukkig zijn al deze problemen verholpen met de introductie van Notes/Domino 7 later dit jaar. In Notes/Domino 7 is het mogelijk om door middel van een policy een disclaimer toe te voegen aan alle uitgaande berichten. Het toevoegen van de disclaimer kan zowel op de Notes client als op de Domino server plaats vinden.
Voor de opmaak van de disclaimer kan zowel "platte" tekst als HTML worden gebruikt.
Dit document beschrijft uitvoerig hoe deze nieuwe functionaliteit in Notes/Domino 7 werkt: Tip: Using message disclaimers in Notes/Domino 7
Comments
Het is goed te weten dat ND7 de mogelijkheid heeft om disclaimers toe te voegen. Maar het is verstandig eerst goed te overwegen waarom je eigenlijk een disclaimer zou willen, en of het wel zin heeft er eentje toe te voegen. Chris Linfoot heeft daar tijdje terug een interessant stuk over geschreven:
http://chris-linfoot.net/d6plinks/CWLT-5W5C39
Aanbevolen leesmateriaal!
Posted by Gerco Wolfswinkel At 13:17:07 On 13-04-2005 | - Website - |