Domino weblog

Category None
Bookmark :              

Vorige week donderdag heb ik aan een aantal nieuwe collega's een basiscursus Lotus Notes gegeven. Ik vind dat leuk om te doen; het is een dag lang "brain dumping", waarin je heel veel van je eigen ervaringen kwijt kunt. Mijn collega Sasja Beerendonk was er ook bij; zij geeft zelf met enige regelmaat cursus voor Lotus Notes en Blackberry, en ze had een aantal nuttige opmerkingen voor ons. Ze heeft namelijk een heel ander perspectief op sommige dingen dan ik! Zij geeft soms cursus aan échte beginners, die net van Outlook afkomen; die stellen heel andere vragen en hebben andere opmerkingen dan degenen die ik soms cursus geef.

Een eigenaardigheid van Lotus Notes is, dat je via verschillende views ("weergaven" in de Nederlandse client) naar één document kan kijken. Zo'n document bestaat fysiek meestal maar één keer in een mail-database, maar is zichtbaar op meerdere plekken! Een emailtje dat u verzonden hebt, is bijvoorbeeld zichtbaar in de "Sent" view, maar ook in "All Documents". U ziet het op twee plekken, maar het is hetzelfde document. Views fungeren als filters, waardoor u naar uw documenten kijkt; die filters gebruiken bepaalde criteria, en soms vallen documenten binnen de criteria in twee verschillende views. Zo is het document op twee plaatsen zichtbaar, terwijl het maar één document is.

Dat gebeurt met calendaring documenten ook. Deze documenten zijn natuurlijk zichtbaar in de kalender, maar ook in de "All Documents"-view. En, als u een meeting invitation ontvangt, dan staat die ook in de Inbox. Als u de meeting verwerkt hebt (geaccepteerd, geweigerd), dan blijft de oorspronkelijke invitation, standaard, gewoon in de inbox staan. Wat, logischerwijs, nog wel eens gebeurd, is dat iemand tijdens het opruimen van een mailfile deze calendaring documenten verwijderd, uit de inbox of de "All Documents"- view, zonder zich te realiseren dat de documenten dan ook verdwijnen uit de kalender zelf.. en dat is meestal niet de bedoeling! Zo kunnen afspraken bijvoorbeeld verdwijnen uit de agenda, en dat kan heel vervelende gevolgen hebben.

Sasja wees ons er op, dat deze situatie met enige regelmaat voorkomt, en dat je dit grotendeels kunt voorkomen door een aantal instellingen te doen in de calendaring preferences. Die zitten bij de mail preferences: open de mailfile, en ga naar de button Tools; daaronder staan de email- en calendaring preferences. Daar vindt u, onder het menuutje "Calendar and To do", het sub-menu "Display". Daar kan onder andere ingevuld worden, waar calendaring-documenten (invitations, meetings, enzovoorts) getoond moeten worden. Bij mij staat dit zo ingesteld:

Met deze instellingen zorgt u ervoor, dat kalender-documenten ook alleen in de kalender zichtbaar zijn. Invitations en dergelijke verdwijnen uit de inbox zodra u ze verwerkt hebt, en de "All Documents"-view toont ook geen kalender-documenten meer. Een veel veiliger configuratie, waarmee veel problemen voorkomen kunnen worden. Wel jammer dat dit (kennelijk) nog niet de standaard-instellingen zijn voor de Notes client..

Het goede nieuws is, dat beheerders dit centraal kunnen regelen via policies. In een Mail Settings document kan de beheerder deze preferences inschakelen!

Tenslotte, hoe zorgt u nu dat de kalender zelf ook af en toe opgeruimd wordt? Daarvoor heeft ND7 de "Calendar cleanup tool". Daarmee kunt u documenten verwijderen volgens bepaalde criteria, bijvoorbeeld als de gebeurtenis langer dan x weken/maanden/jaren geleden plaatsgevonden heeft. U vindt deze tool in de kalender, onder de knop "Tools".