Domino weblog

De laatste maanden heb ik heel veel tijd besteed aan het opzetten en schrijven van documentatie. Bij een klant was wel het één en ander aan documentatie, maar zonder structuur, zonder lijn. Ieder project of applicatie kwam weer met zijn eigen documenten! Zo ontbrak bijvoorbeeld een standaard indeling van documenten, was er geen standaard manier van beschrijven van componenten en procedures, geen coherente omschrijving van omgevingen, benodigde tools, accounts enzovoorts. Dat is bijzonder onhandig, als je applicaties moet beheren die door verschillende afdelingen of projectteams opgeleverd zijn. Wij hebben dus veel standaarden bedacht, structuren opgezet, Word templates gemaakt enzovoorts; dat wordt nu aan projecten gegeven, zodat die hun documentatie op één manier kunnen aanleveren. Daar hebben we maanden aan gewerkt.

De keuze om in Word te documenteren was niet aan ons; dat was een eis van de klant. Gelukkig kwamen de Word documenten wel in Sharepoint 2003 te staan, want plat op een filesystem begin je er helemaal niks meer mee. Nu hadden we onder Sharepoint een folderstructuur met voor iedere applicatie of component een aparte folder, waarin de desbetreffende documentatie opgeborgen werd. De folderstructuur helpt je bij het vinden van de data, maar je kunt natuurlijk ook gebruik maken van de zoekfunctionaliteit in Sharepoint.

Vanmorgen bedacht een manager van de klant, dat de folderstructuur in Sharepoint niet meer paste bij de huidige opzet van de afdeling. Die was recent nog wat gewijzigd, en dus dacht het deze manager goed, de folderstructuur op Sharepoint navenant aan te passen. Ik weet (nog) niet precies welke knoppen deze manager precies ingedrukt heeft, maar het heeft desastreuse gevolgen gehad. Volgens de manager zijn alleen de folder namen aangepast; en daarbij is de inhoud van de folders die gewijzigd werden - en alle onderliggende folders - verloren gegaan.

De hele korte samenvatting is, dat vrijwel alle officieel vastgelegde kennis van de beheerafdeling, met een paar muiskliks, verdwenen is.

Alle beheerdocumentatie van een aantal kritieke applicaties, alle rollout-plannen, een groot deel van de change- en RFC-planning en de service level agreemens, disaster recovery-planning, beschreven procedures, management informatie en documentatie, notulen, vergaderstukken...de lijst is groot. We spreken toch gauw over maanden werk van een hoop dure mensen.

Ach, dan bel je de beheerders, en die zeggen dan "Natuurlijk, dat kunnen we repareren, over een uurtje is de backup teruggezet". Ja toch? Helaas, zo eenvoudig ligt dat kennelijk niet. De Sharepoint-beheerders maken ontwijkende geluiden, durven zich niet vast te leggen, beloven niks. Ze "doen hun best". De fatale actie vond vanmorgen plaats, maar vanavond om 18.15 was er nog geen zichtbare vooruitgang geboekt. Morgenochtend, bijna een dag later, zullen we zien of er iets teruggezet is. Het is hopen..

Het gekke is, dat dit niet eens de eerste keer is. Een aantal andere Sharepoint-gebruikers had dit ook al gehad, men herkende het probleem, al kon niemand me precies uitleggen welke stappen er dan gezet waren. Maar, een bepaalde, voor een eindgebruiker kennelijk logisch overkomende actie, die te maken heeft met het aanpassen van foldernamen in Sharepoint 2003, kan leiden tot bijzonder grote problemen. Zit dat in de configuratie? Of is het iets in het product? Ik kan het niet beoordelen, ik ken Sharepoint alleen als eindgebruiker. Maar dat zoiets bij een klant (waar Microsoft regelmatig over de vloer komt) kan gebeuren, stelt me niet bepaald gerust.

Lotus zit sinds 1999 met QuickPlace (sinds kort vervangen door Quickr), al in dezelfde markt waar Microsoft enkele jaren terug met Sharepoint ingesprongen is. Ik ben er van overtuigd dat je door fouten in de configuratie van QuickPlace of Quickr, ook vreemde situaties mogelijk kunt maken. Geef een eindgebruiker delete-rechten op documenten die niet verwijderd mogen worden, en het gaat wellicht een keer mis! Maar, dataverlies zoals ik vandaag met Sharepoint meegemaakt heb, ben ik nog niet eerder tegengekomen met QuickPlace of Quickr. En, mocht zoiets een keer gebeuren, dan moet het restoren van een op de juiste manier gemaakte backup geen problemen geven. Dat is uiteindelijk niets anders dan het terugzetten van een Domino database, en dat mag, onder normale omstandigheden, geen problemen opleveren.