- 
Notes Mail Rules: verbeteringen in ND7
Category Notes/Domino 7Bookmark :
Mailrules (Nederlands: "Postroutines") zijn een nuttig onderdeel van Notes. Een eindgebruiker kan, via een wizard, acties maken die uitgevoerd worden op binnenkomende email: "als de afzender x is, stop het bericht dan in folder y". Of: "als het subject 'xyz' is, weiger het bericht dan". Mail rules werden in 1999 in R5 geintroduceerd, en met iedere nieuwe Notes-versie worden er (soms hoognodige) verbeteringen doorgevoerd. Hieronder een kleine update, met een waarschuwing aan het eind: let op bij het uitschakelen van Notes mailrules!
Rules sneller actief
Vergeleken met R5 zijn de mailrules van ND7 op een aantal punten verbeterd en uitgebreid. Persoonlijk valt het me op dat de ND7 router, die de mail rules moet uitvoeren, wijzigingen in mail rules sneller oppakt dan in R5 het geval was. Daar moest je nog wel eens een poosje wachten voordat een opgeslagen mail rule ook echt actief was.
Blacklist, Whitelist tags
Een voorbeeld van nieuwe functionaliteit: een eindgebruiker kan in ND7 mailrules maken die gebruik maken van de Blacklist- en Whitelist tags die door de Domino server in een mailtje gezet kunnen worden. Als Administrator kun je blacklists en whitelists inzetten in 'log and tag' modus, zodat de mailtjes die op een black- of whitelist voorkomen, een tag meekrijgen. De mail komt dus wel binnen, alleen is het 'getagt', gemerkt. De eindgebruiker kan een mailrule aanmaken die op basis van die tags een bepaalde actie uitvoert: weiger het bericht, of stop het in een junkmail folder.
Het nadeel van de huidige ND7 implementatie is, dat de eindgebruiker de naam van de gebruikte blacklists moet kennen om de mailrule te kunnen maken: "If blacklist tag is of contains SPAMHAUS, then.." . Dat is een in mijn ogen ernstige beperking. OpenNTF had eerder al een mailrule die het iets directer deed: "als de blacklist tag bestaat, doe dan...". Ik heb bij IBM Lotus een verzoek neergelegd om dit ook in het gewone template te regelen; geen idee of dat ook gaat gebeuren, of op welke termijn.
Stop Processing
Sommige binnenkomende emailberichten kunnen voldoen aan meerdere elementen uit diverse mailrules, of meerdere condities uit één mailrule. Wat nog wel eens voorkwam, dat een emailtje op basis van de eerste conditie in een folder gestopt werd, waarna er op basis van de tweede conditie een andere actie uitgevoerd werd. In ND7 kan dat voorkomen worden, door een 'stop processing' actie in de mailrule op te nemen: 'als aan voorwaarde x voldaan is, voer dan actie y uit, en stop met het verder verwerken van de mailrules':
Verwijderen rules: oppassen
Het verwijderen van een mailrule verloopt in twee stappen: eerst uitschakelen, daarna verwijderen. Veel gebruikers denken dat alleen verwijderen genoeg is; dat is helaas niet zo. De rule blijft dan actief op de router, en kan niet meer zomaar uitgeschakeld worden.
Een mailrule moet altijd éérst uitgeschakeld worden. Dan wordt de rule op de router gedeactiveerd; daarna kan het mailrule document veilig verwijderd worden.
Heeft u nu per ongeluk toch de rule direct verwijderd zonder hem uit te schakelen, dan is er nog wel een mogelijke oplossing: bouw de mailrule opnieuw op, helemaal identiek aan het verwijderde exemplaar. Zet die rule aan, en even later weer uit. Hierna kan de mailrule verwijderd worden.
Update 22-10-05 Dit laatstgenoemde probleem is volgens deze technote opgelost in ND654.
Vergeleken met R5 zijn de mailrules van ND7 op een aantal punten verbeterd en uitgebreid. Persoonlijk valt het me op dat de ND7 router, die de mail rules moet uitvoeren, wijzigingen in mail rules sneller oppakt dan in R5 het geval was. Daar moest je nog wel eens een poosje wachten voordat een opgeslagen mail rule ook echt actief was.
Blacklist, Whitelist tags
Een voorbeeld van nieuwe functionaliteit: een eindgebruiker kan in ND7 mailrules maken die gebruik maken van de Blacklist- en Whitelist tags die door de Domino server in een mailtje gezet kunnen worden. Als Administrator kun je blacklists en whitelists inzetten in 'log and tag' modus, zodat de mailtjes die op een black- of whitelist voorkomen, een tag meekrijgen. De mail komt dus wel binnen, alleen is het 'getagt', gemerkt. De eindgebruiker kan een mailrule aanmaken die op basis van die tags een bepaalde actie uitvoert: weiger het bericht, of stop het in een junkmail folder.
 |
Het nadeel van de huidige ND7 implementatie is, dat de eindgebruiker de naam van de gebruikte blacklists moet kennen om de mailrule te kunnen maken: "If blacklist tag is of contains SPAMHAUS, then.." . Dat is een in mijn ogen ernstige beperking. OpenNTF had eerder al een mailrule die het iets directer deed: "als de blacklist tag bestaat, doe dan...". Ik heb bij IBM Lotus een verzoek neergelegd om dit ook in het gewone template te regelen; geen idee of dat ook gaat gebeuren, of op welke termijn.
Stop Processing
Sommige binnenkomende emailberichten kunnen voldoen aan meerdere elementen uit diverse mailrules, of meerdere condities uit één mailrule. Wat nog wel eens voorkwam, dat een emailtje op basis van de eerste conditie in een folder gestopt werd, waarna er op basis van de tweede conditie een andere actie uitgevoerd werd. In ND7 kan dat voorkomen worden, door een 'stop processing' actie in de mailrule op te nemen: 'als aan voorwaarde x voldaan is, voer dan actie y uit, en stop met het verder verwerken van de mailrules':
 |
Verwijderen rules: oppassen
Het verwijderen van een mailrule verloopt in twee stappen: eerst uitschakelen, daarna verwijderen. Veel gebruikers denken dat alleen verwijderen genoeg is; dat is helaas niet zo. De rule blijft dan actief op de router, en kan niet meer zomaar uitgeschakeld worden.
Een mailrule moet altijd éérst uitgeschakeld worden. Dan wordt de rule op de router gedeactiveerd; daarna kan het mailrule document veilig verwijderd worden.
Heeft u nu per ongeluk toch de rule direct verwijderd zonder hem uit te schakelen, dan is er nog wel een mogelijke oplossing: bouw de mailrule opnieuw op, helemaal identiek aan het verwijderde exemplaar. Zet die rule aan, en even later weer uit. Hierna kan de mailrule verwijderd worden.
Update 22-10-05 Dit laatstgenoemde probleem is volgens deze technote opgelost in ND654.